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PRIVACY POLICY

POLICY

The Reforge Party is committed to protecting your privacy by keeping all the information you provide us secure and confidential.

We do not give out any contact information to 3rd parties other than that which is required by law.

Donor Information: We are filing to become a federal political party governed by the Canada Elections Act, and as such, donor information, like names and addresses, on amounts over $200 will be provided to Elections Canada. 

Members Information: Member’s information will be shared with your local electoral district associations (EDAs) and provincial councils. This information includes, name, address, phone number,  email address and membership details. We encourage you to provide us with updates of your changed personal information.

Email: We provide regular information to those who have requested it via email. Once having subscribed you may unsubscribe by clicking the link provided at the bottom of our emails.

Website: Our website is hosted and managed by APPKIT, who continually monitor and implement the latest updates to ensure that your browsing is safe and secure.

Database: All personal information is managed in accordance with our privacy policy. Our database contains security measures to protect against the loss, misuse, or alteration of the information you have entrusted to us. Any payment details such as banking or credit card numbers are fully encrypted. 

Confidential Information: All Reforge Party staff and volunteers are required to protect the confidentiality of personal information. Reforge Party volunteers are only given as much personal information as is necessary for them to perform their work. Volunteers are instructed, when they first receive such information, that the information is strictly for UP use only, and cannot be shared with, or used by others.

IP Addresses: We do log IP addresses, or the location of your computer network on the Internet, for systems administration and troubleshooting purposes. We may also use IP addresses for internal analytics purposes to track which pages people visit in order to improve the quality of our website. This does not reveal any specific demographic information about you personally.

Cookies: Like most websites, we do use cookies, which are small text files stored on the user’s browser. For example, we use cookies to assist with site analysis, which includes tracking the time and date of website visits, pages viewed and referring URL’s. There are simple ways to refuse cookies, or accept them each time they are offered.  Consult your browser’s online help for assistance on changing cookie settings or removing cookie files.

Policy Changes: Should our privacy policy be revised, such changes will be published on our website, and notification printed in our next update newsletter.

If you have any questions, please email the Chief Agent: info@reforgeparty.ca.

PRIVACY POLICY

Policy for the Protection of Personal Information

Reforge Party (“the Party”) is committed to protecting the privacy and security of personal information in accordance with its obligations under the Canada Elections Act, as amended by Bill C-4 (Part 4), which received Royal Assent on March 12, 2026. This policy explains how the Party collects, uses, discloses, retains, protects, and disposes of personal information for the purpose of participating in public affairs, including endorsing members as candidates and supporting their election. The Party complies with this policy and handles personal information responsibly and transparently.

1. Privacy Officer
The Party designates the Party Agent, Anna-Lisa Wiens, as its Privacy Officer. The Privacy Officer oversees the Party’s compliance with this policy, responds to inquiries and complaints about the handling of personal information, and certifies annually, in a statement to Elections Canada, that the Party complies with this policy. In addition, the privacy officer or their delegate will attend at least one meeting per calendar year relating to the protection of personal information held by the Chief Electoral Officer.

Contact Information for the Privacy Officer:

Anna-Lisa Wiens
Privacy Officer, Reforge Party
PO Box 81015, Retail Outlet
Lake Bonavista, Calgary, AB
T2J 7C9
info@reforgeparty.ca
403.978.7084

2. Types of Personal Information Collected and How It Is Collected
The Party collects personal information necessary for its democratic and electoral activities, including:

  • Contact details (name, address, email, phone number) from the List of Electors provided by Elections Canada, membership forms, event registrations, petitions, online submissions, or public sources.
  • Donation-Related Information (name, address, amount) as required for compliance with the Canada Elections Act.
  • Political Engagement Data (voting preferences, membership status, volunteer information, survey or petition responses).
  • Online and Technical Information collected when individuals visit or interact with the Party’s websites or social media pages, including internet protocol addresses, device or browser information, pages visited, and data gathered through cookies and similar technologies used to measure website activity and improve online outreach. Individuals can manage or disable cookies through their browser settings, though some website features may not function properly as a result.
  • Other Information Voluntarily Provided through websites, social media interactions, or direct communications.

Collection occurs through lawful means, such as Elections Canada data transfers, direct interactions with supporters, membership drives, online forms, or public records.

3.  Other Information Voluntarily Provided through websites, media interactions, or direct communications.
The Party uses personal information solely for electoral and political purposes:

  • Communicating with Electors and Supporters: sending emails, mail, or texts about policies, candidates, campaigns, fundraising appeals, or membership (e.g., notifying a supporter in Ontario about a local candidate event).
  • Managing Membership and Volunteers: maintaining records to coordinate activities, training, or canvassing (e.g., assigning volunteers to door-to-door outreach based on postal code).
  • Fundraising and Compliance: processing donations, issuing tax receipts, and reporting contributions to Elections Canada as required by law.
  • Campaign Planning and Targeting: analyzing aggregated data to understand supporter trends or target outreach in specific ridings (e.g., focusing on get-out-to-vote efforts in areas of high Party support).
  • Online Engagement: operating the Party’s website and social media accounts, which use cookies and similar technologies to measure traffic and tailor online communications (e.g., showing election-related content to visitors who previously engaged with the Party online).
  • Internal Administration: sharing limited information with Party officers, candidates, or authorized volunteers for campaign coordination (e.g., providing a canvassing list to a riding association).

The Party does not sell personal information or use it for commercial purposes unrelated to its political activities.

4. Security Safeguards
The Party protects personal information under its control through physical, organizational, and technological security safeguards with a level of protection proportionate to the sensitivity of the information. These include, for example: locked and access-controlled premises; policies limiting access to individuals on a need-to-know basis; passwords, encryption, 2Factor Authentication, and firewalls for electronic records; and secure destruction of paper and digital records when no longer required.

5. Transfers to Other Persons or Entities
Whenever the Party transfers personal information to another person or entity — including service providers, contractors, or suppliers — the Party ensures, by contract or otherwise, that they provide a level of protection for that information equivalent to the protection the Party is required to provide under this policy.

6. Responding to Breaches of Security Safeguards
If personal information under the Party’s control is lost, or accessed or disclosed without authorization as a result of a breach of its security safeguards, the Party will take appropriate steps in each circumstance, which may include containing the breach, investigating its cause, recording the incident, and correcting weaknesses in its safeguards. As soon as feasible, the Party will inform any individual whose personal information has been lost, accessed, or disclosed, if it is reasonable in the circumstance to believe that the breach creates a real risk of significant harm to that individual.

7. Training for Employees and Volunteers
All employees, officers, candidates, and volunteers who may access personal information receive training on privacy obligations, including: an overview of this policy and the Canada Elections Act; instructions on secure handling, confidentiality, and need-to-know access; guidance on appropriate uses (e.g., no personal use of voter lists) and on reporting incidents; and annual refreshers or updates when material changes occur. Training is provided at onboarding and periodically thereafter, with records maintained by the Privacy Officer.

8. Prohibited Conduct
Neither the Party nor any person or entity acting on its behalf — including the Party’s candidates, electoral district associations, officers, agents, employees, volunteers, and representatives — may:

  • provide false or misleading information to individuals about the purposes for which the Party collects personal information;
  • sell personal information under the Party’s control; or
  • disclose personal information under the Party’s control to the public for the purpose of causing harm. 


9. Retention, Disposal, and Your Rights
Personal information is retained only as long as necessary for electoral purposes or legal requirements, after which it is securely disposed of. Individuals may contact the Privacy Officer to ask about their personal information, request access or corrections, or withdraw consent (subject to legal or electoral obligations).

10. About This Policy
This policy is written in plain language and published on the Party’s website in both English and French. The English and French versions are equally authoritative.

Date of last update:  September 10, 2026.on 

Version française (canadienne)

Politique de Protection des Renseignements Personnels

Le « Parti Reforge » (« le Parti ») s’engage à protéger la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels conformément à ses obligations en vertu de la Loi électorale du Canada, telle que modifiée par le projet de loi C-4 (partie 4), qui a reçu la sanction royale le 12 mars 2026. La présente politique explique comment le Parti recueille, utilise, divulgue, conserve, protège et élimine les renseignements personnels aux fins de participation aux affaires publiques, y compris l’investiture de membres comme candidats et le soutien à leur élection. Le Parti respecte la présente politique et traite les renseignements personnels de manière responsable et transparente.

1. Responsable de la Protection de la Vie Privée
Le Parti désigne l’agent du Parti, Anna-Lisa Wiens, comme responsable de la protection de la vie privée. La responsable supervise la conformité du Parti à la présente politique, répond aux demandes et plaintes relatives au traitement des renseignements personnels et certifie annuellement, par une déclaration à Élections Canada, que le Parti respecte sa politique de protection de la vie privée. En outre, le responsable de la protection de la vie privée ou son délégué assistera à au moins une réunion par année civile relative à la protection des renseignements personnels détenus par le directeur général des élections.

Coordonnées de la Responsable de la Protection de la Vie Privée :

Anna-Lisa Wiens
Responsable de la protection de la vie privée,
Parti Reforge
PO Box 81015, Retail Outlet
Lake Bonavista, Calgary, AB
T2J 7C9
info@reforgeparty.ca
403.978.7084

2. Renseignements Personnels Recueillis et Modalités de Collecte
Le Parti recueille les renseignements personnels nécessaires à ses activités démocratiques et électorales, notamment:

  • Coordonnées (nom, adresse, courriel, numéro de téléphone) provenant de la Liste des électeurs fournie par Élections Canada, des formulaires d’adhésion, des inscriptions à des événements, des pétitions, des soumissions en ligne ou de sources publiques.
  • Renseignements liés aux dons (nom, adresse, montant) requis pour la conformité à la Loi électorale du Canada.
  • Données sur L’engagement Politique (préférences de vote, statut d’adhésion, renseignements sur les bénévoles, réponses à des sondages ou pétitions).
  • Renseignements en Ligne et Techniques recueillis lorsque des personnes visitent ou interagissent avec les sites Web ou les pages de médias sociaux du Parti, y compris les adresses IP, les renseignements sur l’appareil ou le navigateur, les pages consultées et les données recueillies par des témoins (cookies) et technologies similaires servant à mesurer l’activité du site Web et à améliorer les interventions en ligne. Les personnes peuvent gérer ou désactiver les témoins dans les paramètres de leur navigateur, mais certaines fonctions du site pourraient alors ne pas fonctionner correctement.
  • Autres Renseignements Fournis Volontairement par l’entremise du site Web, des médias sociaux ou de communications directes.

La collecte s’effectue par des moyens licites, tels que les transferts de données d’Élections Canada, les interactions directes avec les partisans, les campagnes d’adhésion, les formulaires en ligne ou les registres publics.

3. Activités du Parti aux Renseignements Personnels (Exemples Illustrations)
Le Parti utilise les renseignements personnels uniquement à des fins électorales et politiques :

  • Communication avec les Electeurs et les Partisans : envoi de courriels, de courrier ou de textos sur les politiques du Parti, les candidats, les campagnes électorales, les appels de fonds ou l’adhésion Page of 5 7 (p. ex., aviser un partisan en Ontario d’un événement avec un candidat local).
  • Gestion des Membres et des Bénévoles : tenue de dossiers pour coordonner les activités, la formation ou le porte-à-porte (p. ex., assigner des bénévoles à des activités de sollicitation selon leur code postal).
  • Financement et Conformité : traitement des dons, émission de reçus fiscaux et déclaration des contributions à Élections Canada, comme l’exige la loi.
  • Planification et Ciblage de Campagnes : analyse de données agrégées pour comprendre les tendances des partisans ou cibler les interventions dans des circonscriptions précises (p. ex., concentrer les efforts de mobilisation du vote dans les zones à fort appui du Parti).
  • Mobilisation en Ligne : exploitation du site Web et des comptes de médias sociaux du Parti, qui utilisent des témoins et des technologies similaires pour mesurer le trafic et adapter les communications en ligne (p. ex., présenter du contenu électoral aux visiteurs ayant déjà interagi avec le Parti en ligne).
  • Administration Interne : partage limité de renseignements avec les dirigeants du Parti, les candidats ou les bénévoles autorisés pour la coordination de campagnes (p. ex., fournir une liste de sollicitation à une association de circonscription).

Le Parti ne vend pas les renseignements personnels et ne les utilise pas à des fins commerciales sans lien avec ses activités politiques.

4. Mesures de Sécurité
Le Parti protège les renseignements personnels dont il a le contrôle au moyen de mesures de sécurité physiques, organisationnelles et technologiques offrant un niveau de protection proportionnel à la sensibilité des renseignements. Ces mesures comprennent, par exemple: des locaux verrouillés et à accès contrôlé; des politiques limitant l’accès aux seules personnes qui en ont besoin; des mots de passe, le chiffrement et des pare-feu pour les dossiers électroniques; et la destruction sécurisée des dossiers papier et numériques lorsqu’ils ne sont plus nécessaires.

5. Transferts à D’autres Personnes ou Entites
Chaque fois que le Parti transfère des renseignements personnels à une autre personne ou entité — y compris des fournisseurs de services, des entrepreneurs ou des fournisseurs — le Parti s’assure, par contrat ou autrement, que ceux-ci offrent un niveau de protection de ces renseignements équivalent à celui que le Parti est tenu d’assurer en vertu de la présente politique.

6. Intervention en cas D’atteinte aux Mesures de Sécurité
Si des renseignements personnels dont le Parti a le contrôle sont perdus, ou consultés ou divulgués sans autorisation à la suite d’une atteinte à ses mesures de sécurité, le Parti prend les mesures appropriées selon les circonstance, lesquelles peuvent inclure la maîtrise de l’incident, l’enquête sur ses causes, la consignation de l’incident et la correction des faiblesses de ses mesures de sécurité. Dès que possible, le Parti informe toute personne dont les renseignements personnels ont été perdus, consultés ou divulgués, s’il est raisonnable, dans les circonstance, de croire que l’incident crée un risque réel de préjudice important pour cette personne.

7. Formation des Employés et des Bénévoles
Tous les employés, dirigeants, candidats et bénévoles qui peuvent accéder à des renseignements personnels reçoivent une formation sur les obligations en matière de protection de la vie privée, notamment : un aperçu de la présente politique et de la Loi électorale du Canada; des instructions sur la manipulation sécuritaire, la confidentialité et l’accès limité au strict nécessaire; des directives sur les utilisations appropriées (p. ex., aucune utilisation personnelle des listes d’électeurs) et sur le signalement des incidents; ainsi que des rappels annuels ou des mises à jour en cas de changements importants. La formation est offerte à l’embauche puis périodiquement, et la responsable de la protection de la vie privée en tient les registres.

8. Conduites Interdites
Ni le Parti, ni aucune personne ou entité agissant en son nom — y compris ses candidats, associations de circonscription, dirigeants, mandataires, employés, bénévoles et représentants — ne peuvent :

  • fournir des renseignements faux ou trompeurs aux personnes sur les fins pour lesquelles le Parti recueille des renseignements personnels;
  • vendre des renseignements personnels dont le Parti a le contrôle; ou
  • divulguer au public des renseignements personnels dont le Parti a le contrôle dans le but de causer du tort.

9. Conservation, Elimination et Vos Droits
Les renseignements personnels sont conservés seulement le temps nécessaire aux fins électorales ou aux exigences légales, après quoi ils sont éliminés de manière sécuritaire. Les personnes peuvent communiquer avec la responsable de la protection de la vie privée pour s’informer au sujet de leurs renseignements personnels, demander l’accès ou des corrections, ou retirer leur consentement (sous réserve des obligations légales ou électorales).

10. À Propos de la Présente Politique
La présente politique est rédigée en langage clair et publiée sur le site Web du Parti en français et en anglais. Les versions française et anglaise font également foi.

Date de la dernière mise à jour:  le 10 Septembre 2026

“Together, we will make Canada United, Strong, and Prosperous.”

– Grant Abraham

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